De e-mail als rechtsgeldig communicatiemiddel

– Samenvatting

Door een herziening van het Burgerlijk Wetboek wordt het communiceren via e-mail wettelijk erkend als geldige kennisgeving.

Op 1 januari 2023 treedt Boek I van het nieuw Burgerlijk Wetboek in werking. Dit Boek omvat het nieuwe artikel 1.5 Burgerlijk Wetboek, dat bepaalt:

“De kennisgeving is de mededeling van een beslissing of een feit verricht door een persoon aan een of meer bepaalde personen.

De kennisgeving bereikt de bestemmeling wanneer deze ervan kennisneemt of er redelijkerwijze kennis van had kunnen nemen.

De kennisgeving langs elektronische weg verricht, bereikt de bestemmeling hetzij wanneer deze ervan kennis neemt, hetzij wanneer deze er redelijkerwijze kennis van had kunnen nemen voor zover dat, in die laatste hypothese, die bestemmeling voorafgaandelijk het gebruik heeft aanvaard van het elektronisch adres of van een ander elektronisch communicatiemiddel dat de persoon die de kennisgeving verricht, heeft aangewend.”

Door de invoering van dit artikel zorgt de Belgische wetgever voor meer duidelijkheid over het gebruik van de e-mail in rechte als bewijs van kennisgeving.

Een kennisgeving via e-mail wordt volgens de wetgever pas geacht de geadresseerde te hebben bereikt:

(i) wanneer de geadresseerde daadwerkelijk kennis heeft genomen van de kennisgeving

of

(ii) wanneer de geadresseerde redelijkerwijs kennis had kunnen nemen van de kennisgeving, op voorwaarde dat de bestemmeling voorafgaandelijk het gebruik heeft aanvaard van het e-mailadres.

Het risico dat de e-mail de geadresseerde niet bereikt, omdat het e-mailadres niet meer gebruikt wordt, of omdat de e-mail in de spam belandt, wordt dus gedragen door de verzender. De wetgever meent dat de bestemmeling aan wie zou worden verweten geen gevolg te hebben gegeven aan een e-mail (met mogelijke rechtsgevolgen tegen hem), moet worden beschermd.

Wanneer niet kan worden aangetoond dat de bestemmeling effectief kennis genomen heeft van de e-mail, zal beroep moeten worden gedaan op de tweede optie, in welk geval moet worden aangetoond dat de geadresseerde heeft ingestemd met het gebruik van zijn e-mailadres voor het voeren van communicatie. Deze aanvaarding moet bovendien betrekking hebben op een specifiek e-mailadres. Dezelfde beginselen gelden voor het gebruik van andere elektronische communicatiemiddelen zoals sms of WhatsApp.

Echter wordt niet bepaald op welke manier tot een voorafgaandelijke aanvaarding van het gebruik van een elektronisch adres met het oog op een kennisgeving kan worden besloten, zodat er toch nog onduidelijkheid blijft bestaan.

Het is dan ook aan te raden om een kennisgeving ook via een aangetekend schrijven te versturen, of om een e-mail met ontvangstbevestiging te versturen, wil men deze kennisgeving als bewijs kunnen aanwenden.